На согласовании у юристов

Всё о безопасности бизнеса 8(495)763-94-17

Nav view search

Стандарты согласования договоров

Марина Емельянцева, юрист

Организация договорной работы на предприятии и заключение контрактов является существенной стороной бизнес-процесса.

Что необходимо знать для четкого выстраивания работы с договорами? Ниже приведены несколько полезных советов.

1. Этапы согласования договоров. Необходимо, прежде всего, закрепить в документах все процессы договорной работы, зафиксировать основной функционал сотрудников, утвердить ответственных лиц на каждом участке, а также прописать сроки действия договора. Для этого рекомендуется разработать и утвердить регламент согласования договоров на предприятии. В такой регламент включаются отделы и службы компании, без которых подписания контракта может привести к необоснованным рискам. Входящий договор должен проходить соответствующий контроль на каждом этапе согласования.

Отдельное внимание стоит обратить на проверку контрагента, его платежеспособности, репутации на рынке, благонадежности. Обычно в таких случаях проводится проверка контрагента по базам, обзваниваются его клиенты и партнеры. Такие действия могут предотвратить появление безнадежной дебиторской задолженности, а также уберечь от иных негативных вариантов развития событий.

Следующим логическим этапом согласования договоров является согласование их юристами предприятия. Они должны согласовать договор в части наличия в его тексте информации о досудебном урегулировании споров, подведомственности и подсудности споров, о применимом праве, о способах расторжения договора, об условиях его прекращения и ответственности сторон за неисполнение их обязательств; а также за соответствие договора действующему законодательству и интересам предприятия. Юрист оценивает правильность всех формулировок условий договора с точки зрения требований юридической техники (правомерность используемых терминов, полноту и четкость изложения текста договора, не допускающего различного толкования). По всем остальным моментам юрист может давать рекомендации по исполнению.

Следующим закономерным этапом станет согласование договора бухгалтером предприятия в части правильности заполнения банковских реквизитов, проверки порядка, условий и формы расчетов сторон, рисков и условий в сфере налогообложения доходов и расходов по договору.

Финансовая служба предприятия, как правило, согласовывает направления денежных потоков, минимизацию рисков, порядок (выверку) расчетов и условий платежей, налоговую оптимизацию, условия оформления документов первичного учета, выделения НДС.

Конечным звеном согласования договора становится регистрация (присваивание номера) и передача его в архив после подписания руководителем организации.

2. Лист согласования договора. Все этапы согласования договоров обычно сопровождаются заполнением утвержденного листа согласования. В случае наличия возражений на каком-либо этапе, желательно вносить отметку в этот документ. В листе необходимо указать отдел, от которого исходит договор; контрагента; предмет договора; исполнителя; а также пометки, возражения и визы сотрудников.

3. Предварительная работа с контрагентом. Перед началом согласования договора с контрагентом важно запросить у него пакет документов, подтверждающих его правоспособность. К таким документам относятся: устав, свидетельство о создании юридического лица, свидетельство о постановке на учет. Особое внимание надо обратить на наличие лицензии в том случае, если деятельность контрагента является лицензируемой. Так, например, оборот спиртосодержащей алкогольной продукции организациям, не имеющим на то соответствующую лицензию, запрещен.

4. Согласование типовых договоров. Стоит выделить процесс согласования типовых договоров. Зачастую формы типовых договоров на предприятии являются утвержденными. В этом случае дополнительно согласовывать такой договор по тексту бессмысленно, но нужно обратить внимание на его отдельные условия: проверку контрагента, сроки, цену.

Если типового договора нет, то при его разработке следует исходить из принципа простоты: легче согласовывать договор на двух страницах, чем на 15-20 листах. Необходимо также оценивать условия договора, принимая во внимание позицию вашего контрагента.

5. Общие положения о согласовании. В процессе согласования договоров необходимо принимать во внимание и человеческий фактор. Сотрудники могут с неохотой заполнять лист согласования, возможны пропуски этапов согласования. В таком случае необходимо на каждом этапе ввести жесткие условия: нет визы сотрудника с предыдущего этапа согласования – договор не принят; нет документов – договор не принят; лист согласования не заполнен – отказ в принятии договора на согласование. Руководитель предприятия ни в коем случае не должен подписывать не полностью согласованные договоры.

delfar.ru

Порядок согласования договоров

Процедура согласования договора является одной из самых важных составляющих в процессе заключения и исполнения договора. Ведь от того, насколько верно со всех точек зрения будет составлен договор (юридической, финансовой, налоговой), зависит, насколько организация, инициировавшая его оформление, будет защищена при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Согласование проекта договора преследует цель не просто составить договор, удовлетворяющий обе стороны – заказчика и исполнителя — в части поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ, а также в части оплаты, но и провести анализ финансовых и юридических аспектов для дальнейшей минимизации возможных рисков, связанных с исполнением соглашения. Поэтому так важно соблюдать порядок согласования договоров, а также понимать всю ответственность, накладываемую на начальников подразделений, участвующих в данном процессе.

Порядок согласования договоров в организации

Любое структурное подразделение организации при возникновении служебной необходимости может выступать в качестве инициатора оформления и заключения договора. При этом начальник подразделения несет персональную ответственность за разработку проекта соглашения.

Проект договора должен в обязательном порядке пройти согласование в таких подразделениях, как:

  • юридический отдел,
  • бухгалтерия,
  • финансовое подразделение,
  • служба делопроизводства,
  • и при необходимости других.
  • Без визы начальников данных подразделений никакой проект не может быть представлен руководителю на утверждение. При этом каждое из перечисленных подразделений может вносить мотивированные изменения в проект, как в части, касающейся деятельности самого подразделения, так и в части общих вопросов.

    Все замечания оформляются в письменном виде и вместе с проектом возвращаются в подразделение-инициатор для дальнейшей доработки. И только после того, как все недочеты будут исправлены, проект будет отправлен на повторное согласование, и все визы начальников обязательных для согласования подразделений будут получены, договор направляется на утверждение руководителю.

    Области ответственности подразделений при согласовании договоров

    Порядок согласования договоров требует от подразделения-инициатора подготовить целый пакет документов для дальнейшего рассмотрения другими службами. В пакет входят такие документы, как:

    • служебная записка, в которой дается обоснование необходимости приобретения материальных ценностей, услуг или выполнения определенных работ;
    • техническая документация, содержащая технические требования, предъявляемые к предмету договора;
    • исследование конъюнктуры рынка на предмет формирования цены договора;
    • проект договора.

    Далее пакет документов направляется в юридический отдел, где происходит проверка проекта соглашения на соответствие действующему законодательству, учредительным документам самой организации, а также изучение правоустанавливающих документов предполагаемого исполнителя с целью получения ответа о правомерности подписи его уполномоченного представителя и возможности взыскания задолженности при дальнейшем возникновении неблагоприятных ситуаций.

    Финансово-экономической службой проводится анализ экономической целесообразности заключения договора, цены, указанной в конъюнктурной справке, проверка наличия денежных средств для оплаты приобретаемых товаров, услуг или работ, сроков и условий оплаты, соответствия текста соглашения требованиям действующих инструкций.

    Служба делопроизводства контролирует соответствие структуры проекта действующим в организации нормативным документам, стилистические и грамматические аспекты, а также оформление идентификационных реквизитов документа.

    m.yurist-online.net

    Составление договоров с юристами

    Всероссийская правовая сеть «Органавт» предлагает услуги по составлению договоров с юристом любого содержания, формы и назначения. Наши специалисты изучат специфику вашей правовой ситуации, грамотно оформят и подадут документы в требуемые инстанции, а также проведут экспертизу и согласование уже имеющихся у вас юридических документов.

    Получите результат всего
    за 4 шага

    Составление договоров с юристом в Москве

    Договор – наиболее широко распространенный юридический документ, подтверждающий законность, легальность и согласованность любой коммерческой сделки, а также обеспечивающий защиту сторон соглашения в процессе сотрудничества. На сегодняшний день существует множество форм договора, который может быть заключен между юридическими лицами, между юридическими и физическими лицами и просто между гражданами.

    Каждое такое соглашение имеет свои законодательные требования, особенности и специфику. Но главное: договор должен быть составлен юридически грамотно, исключать двусмысленность и вольное толкование, содержать четко обозначенные права и обязанности сторон, а также штрафные санкции при несоблюдении условий заключенной сделки.

    Не имея юридической подготовки и опыта, составить грамотный договор сложно. Поэтому многие крупные компании содержат в штате профессионального юриста, который занимается аудитом, составлением документов и их согласованием с руководством компании, партнерами и контрагентами. Задача юриста – контроль над соблюдением законности, а также прав и интересов сторон заключаемой сделки.

    Всероссийская правовая сеть «Органавт» — уникальный юридический онлайн-сервис, который объединяет профессиональных юристов со всех регионов РФ, оказывает качественные консультационные онлайн-услуги и предлагает своим клиентам составить договор с юристом на выгодных условиях.

    Составление и согласование договоров от юристов компании «Органавт»

    При заключении сделок, стороны соглашения могут обменяться готовыми типовыми формами договоров. При этом желательна помощь компетентного юриста, который сможет провести аудит и экспертизу документа на соответствие законодательству РФ.
    Если же такая стандартная форма договора отсутствует, и собственного адвоката у вас нет, вам обязательно необходимо грамотное составление и согласование договора юристом, компании «Органавт», который составит документ применительно к специфике сделки и с учетом ваших законных интересов. Так вы сэкономите время, деньги, нервы, и обеспечите гарантированную защиту своих инвестиций и имущества.

    Сколько стоит составить договор у юриста? В компании «Органавт» такая услуга может быть заказана одноразово, либо ваша компания может заключить договор на постоянное юридическое обслуживание, и наши юристы обеспечат регулярный аудит, экспертизу, составление и согласование юридических договоров. В этом случае стоимость услуг по составлению документов будет существенно ниже, а ы сможете также сэкономить на содержании штатного юриста в компании.

    Неверно определили адресата
    и не туда отправили =
    потеря времени

    Неточное соответствие актуальной
    законодательной базе =
    потеря времени

    Обращение может остаться без
    рассмотрения или возвращено =
    потеря времени

    Министерство энергетики Российской Федерации

    Министерство здравоохранения Российской Федерации

    Министерство внутренних дел Российской Федерации

    Министерство культуры Российской Федерации

    Министерство образования и науки Российской Федерации

    Министерство природных ресурсов и экологии Российской Федерации

    Министерство промышленности и торговли Российской Федерации

    Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

    Министерство спорта Российской Федерации

    Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации

    organavt.com

    Процедура согласования договоров

    Существует ли НПА, обязывающий юриста согласовывать приказы отдела кадров по основной деятельности?

    Нет, такого НПА нет, но обязанность может быть предусмотрена должностной инструкцией или локальным атом.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

    «Процедура согласования договоров, как правило, предусмотрена положением о договорной работе. Если в компании нет такого единого документа, обязательного для всех подразделений компании и охватывающего все аспекты работы с договорами, процедуру их согласования можно утвердить в качестве отдельного локального акта. Наконец, если и это по каким-то причинам невозможно или нежелательно, стоит написать хотя бы памятку для целей внутреннего использования сотрудниками юридического отдела.

    В таком положении (или памятке) надо описать, кто из сотрудников компании должен принимать участие в согласовании тех или иных договоров. Круг лиц, участвующих в согласовании договора, зависит от таких факторов, как его предмет, условия оплаты, ответственность сторон и существенные условия.*

    Кроме того, надо учитывать, что отдельные договоры в компании могут потребовать согласования вне стандартной процедуры – в каждом таком случае решение о круге лиц, участвующих в согласовании, надо принимать отдельно. Но основные правила для таких нестандартных процедур тоже лучше установить заранее.

    О том, как организовать процесс согласования технически, см. Как визировать документы.

    Как установить стандартную процедуру

    Есть несколько общих правил, которые нужно закрепить в положении о договорной работе или (при отсутствии такого документа) просто соблюдать при работе с договорами.

    Правило 1. Любой договор должен быть согласован с юристами, бухгалтерией и финансовой службой. При этом бухгалтерия проверяет соответствие договора налоговому законодательству и возможности бухгалтерского оформления всех предусмотренных транзакций. А финансовая служба отслеживает финансовые риски и бюджет планируемых действий.

    Правило 2. «Глубина» проверки договора юристом зависит от того, используются ли в компании заранее разработанные типовые договоры.

    Если типовой договор не защищен от изменений, то юридическому отделу необходимо сравнить итоговый вариант с заранее согласованным образцом, чтобы убедиться, что в договоре не появилось условий, противоречащих интересам компании.

    Если типовой договор защищен от изменений, то юридическому отделу нужно убедиться, что к договору не приложены несогласованные протоколы разногласий.

    Нетиповые договоры юристы согласовывают всегда.

    Правило 3. Исходя из предмета договора и его условий юристы должны решить, дополнительное согласование со стороны каких именно отделов нужно. Например:

    m.law.ru

    Бизнес-процесс: Согласование договора

    С задачей согласовать договор сталкивается 99% компаний. Как правило договор кроме руководителя согласовывают финансовая служба и юристы. В особо тяжёлом случае согласование касается и производства. Эту процедуру можно упростить с помощью Корпоративного портала 1С-Битрикс, настроив Бизнес-процесс «Согласование договора».

    Мы описали Бизнес-процесс «Согласование договора» с участием нескольких департаментов.

    Участники:

  • Инициатор
  • Руководитель инициатора
  • Финансовый контролёр
  • Юрист
  • Генеральный директор
  • Цель: согласовать договор всеми участниками

    Условия:

  • Каждый участник видит, в какой стадии находится договор, на каком этапе идёт согласование и сколько времени было затрачено на определённый этап.
  • Время на каждый этап зафиксировано.
  • Описание бизнес-процесса:

    1. Инициатор формирует заявку на согласование и загружает файл с договором в форму на корпоративном портале.
    2. После формирования заявки, она попадает к руководителю инициатора. Документу присваивают статус «На согласовании у руководителя». Руководитель инициатора либо отклоняет договор, добавив комментарии, либо согласовывает. В первом случае договор отправляется инициатору на доработку, во втором — проходит на следующую стадию и получает статус «На согласовании у финансового контролёра»
    3. Финансовый контролёр также либо отклоняет договор, и добавив комментарии отправляет его обратно инициатору, либо принимает договор. После согласования, договору присваивается статус «На согласовании у юриста».
    4. Юрист либо отклоняет договор, отправив его обратно на этап 1, либо согласовывает его. Договор переходит к последнему участнику процесса и получает статус «На согласовании у генерального директора».
    5. Генеральный директор либо отклоняет договор, отправив его инициатору, либо согласовывает. После этого договор получает завершающий статус «Согласован».

    Далее согласованный договор распечатывают и подписывают.

    Это готовый алгоритм бизнес-процесса согласования договора. Настройте его в корпоративном портале 1С-Битрикс и быстрее согласовывайте документы компании. Для этого передайте этот текст разработчику.

    web.nav-it.ru

    Смотрите еще:

    • Законы переписки Школьная Энциклопедия Nav view search Login Form Законы Кеплера о движении планет Подробности Категория: Этапы развития астрономии Опубликовано 20.09.2012 13:44 Просмотров: 25201 «Он жил в эпоху, когда ещё не было уверенности в существовании некоторой общей закономерности для […]
    • Правила no 422 ТЕЛЕФЛОТ КОНСАЛТИНГ Nav view search ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ Ветеринарные сопроводительные документы "Главбух". Приложение "Учет в сельском хозяйстве", 2008, No 1Статья "Ветеринарные сопроводительные документы" А. А. СЕРЕБРЯКОВА,начальник юридического отдела ООО "ТЕЛЕФЛОТ […]
    • Спора раскраска Алиэкспресс на русском в рублях — Али Экспресс русская версия каталог товаров Алиэкспресс на русском — русскоязычная версия крупнейшего онлайн-магазина мира где можно купить любой товар по самым низким ценам! Коротко о главном: Алиэкспресс на русском — русскоязычная версия магазина Для […]
    • Штрафы гибдд тамбов оплатить Оплата кредитов от ОТП банка: где и как лучше совершать платежи? Оформить заявку и получить ответ из банка всего за 30 минут→ Вам необходимо произвести оплату кредита в ОТП-банке, но вы не знаете, где и как его можно оплатить? В нашей статье представлен список нескольких способов, к […]
    • Правила звукоизоляции квартиры Нормы и правила монтажа электропроводки в квартире Электропроводка в жилых помещениях должна соответствовать нормам, действующим в РФ. Зная правила монтажа электропроводки, вы сможете выполнить эту работу без нарушений требований электробезопасности, чем обезопасите свою жизнь и защитите […]
    • Размер госпошлины при получении выписки из егрюл Госпошлина за выписку В ценах на выписки, представленные на нашем сайте (горящие, срочные, электронные), ГОСПОШЛИНА ВКЛЮЧЕНА в стоимость выписок . Оплата госпошлины по реквизитам При заказе выписки из ЕГРЮЛ, получении выписки из ЕГРИП или запроса выписки из ЕГРП Вам не надо выяснять […]