Командировка за границу суточные 2018 как оформить авансовый отчет

Командировка за границу

Зарубежная командировка – явление не частое, именно поэтому бухгалтеры, однажды столкнувшись с оформлением командировки за границу, задумываются над тем, как ее правильно оформить, как списать расходы. Данная статья расскажет об особенностях учета командировочных расходов при поездке за границу и проанализирует особенности документального оформления заграничной командировки по сравнению с командировкой по РФ.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (812) 309-51-35 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Оформление командировки и учет командировочных расходов мы ранее уже рассматривали – ссылка, но в указанной статье делался упор на служебные поездки в пределах РФ. Если же работника нужно отправить в более дальнюю поездку, за рубеж, то нужно учесть некоторые особенности.

Учет расходов

Перечень командировочных расходов, которые организация может учесть при налогообложении, перечислен в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ:

  • Затраты на проезд;
  • Затраты на жилье;
  • Суточные;
  • Оформление визы;
  • Оформление загранпаспорта;
  • Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита транспорта, за пользование морскими каналами и другие подобные платежи и сборы.
  • Расходы на проезд

    Организация возмещает своему работнику расходы на:

  • доставку до места посадки к месту назначения (до аэропорта, вокзала) и обратно, к месту работы;
  • доставку до места назначения и обратно (билет на самолет, поезд и т.д.);
  • перемещение в месте назначения.
  • Для того чтобы организация имела возможность учесть эти расходы при налогообложении, нужно, чтобы они были документально подтверждены. Для этого нужно собрать документы, подтверждающие оплату проезда, это билеты, чеки, проездные.

    Расходы на жилье

    Командируемый работник, прибыв к месту назначения, находит себе жилье, снимает квартиру в аренду или номер в гостинице, отеле.

    Дополнительные расходы в гостинице (баня, сауна, массаж, питание) работнику не оплачивается.

    В качестве командировочных расходов на проживание может быть учтены также затраты на бронирование номер в отеле, если эта услуга платная.

    Расходы списываются при наличии документов, подтверждающих факт оплаты и оказание услуги, например, чеки, акт об оказании услуги, накладные, счета-фактуры и пр.

    Если два предыдущих вида командировочных расходов для зарубежной поездки ничем не отличаются от поездки по РФ, то с суточными несколько сложнее.

    Размер суточных при командировке за границу определяет организация самостоятельно. Причем особенности зарубежной командировки в том, страны могут значительно отличаться по уровню жизни. Поэтому организация может установить для разных стран разные величины суточных.

    Никакие законодательные документы не ограничивают размер суточных ни в большую, ни в меньшую сторону. Оговаривается только, что суточные в пределах 2500 руб. не облагаются НДФЛ. Если суточные установлены в большем размере, то с величины, превышающей 2500 руб., необходимо будет удержать НДФЛ.

    Суточные – это определенная денежная сумма, которая ежедневно компенсируется работнику на произведение им различных расходов, не связанных с проживанием и проездом.

    В день, когда работник пересекает границу с РФ при выезде, начинают действовать размер суточных, установленных для страны, в которую командируемый въехал.

    В день когда работник пересечет границу с РФ при возвращении на родину начинает действовать размер суточных, установленных для РФ.

    Если командировка предусматривает посещение нескольких стран, то в день, когда командируемый въезжает в новую страну, начинает действовать размер суточных, установленных для этой страны.

    При пересечении границы таможенный орган делает отметку в загранпаспорте, по которой бухгалтер в дальнейшем сможет определить, когда и в какую страну въехал работник.

    Именно копия страницы загранпаспорта с этими отметками будет служить основанием для списания данных расходов.

    Оформление загранпаспорта

    Данный вид расходов характерен именно для зарубежной командировки. В случае, если работник, направляемой в заграничную поездку, не имеет загранпаспорта, он оформляется за счет средств организации.

    При этом работнику может быть выдана определенная сумма денег для оформления всех необходимых документов и оплаты госпошлины.

    Данные расходы должны быть также документально подтверждены, должны быть в наличии документы, подтверждающие оплату (чеки, квитанции). Также необходимо сделать копию загранпаспорта, который будет также являться подтверждающим документом.

    Оформление визы

    Еще один вид расходов, связанных с командировкой за границу, это расходы на оформление визы.

    Для списания данных расходов необходимо иметь все документы, подтверждающие оплату пошлин и прочих сборов, консультационных услуг, услуг по доставке готовой визы в офис и пр. Также нужно сделать копию страницы с визой.

    При необходимости копия визы может быть предоставлена в налоговую службу для обоснования произведенных расходов.

    Все виды расходов, связанных с зарубежной командировкой, должны быть прописаны во внутренних локальных актах организации или в коллективном договоре. Там же должны быть указаны размеры суточных и виды иных расходов, возмещаемых работнику в связи с зарубежной командировкой.

    Оформление документов

    Командировка за границу начинается с того, что составляется служебное задание, занимается этим, как правило, непосредственный начальник работника, который отправляется за границу.

    Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте здесь.

    На основании служебного задания на командировку оформляется приказ.

    Далее работнику выдается необходимая сумма денег на затраты. Выдается он под отчет на основании авансового отчета АО-1. Сумма может быть выдана как в отечественной валюте, так и в иностранной.

    В случае, если работнику подотчет дается иностранная валюта, организация должна ее предварительно купить. Подробнее о покупке валюты можно почитать здесь. Если работнику даются отечественные рубли, то работник самостоятельно проведет обмен по месту назначения.

    При возвращении на место постоянной работы работник сдает служебное задание со своим отчетом о проделанных действиях. Отчет должен быть как можно более подробным, с подробным описанием произведенных расходов.

    Кроме того, он сдает авансовый отчет с оправдательными документами.

    Если у работника остались деньги, то он их возвращает в кассу с оформлением приходного кассового ордера (скачать образец ПКО), если работнику нужно возместить сумму, потраченную сверх выданного аванса, то она выдается ему из кассы на основании расходного кассового ордера (скачать образец РКО).

    Важным отличием оформления зарубежной командировки от отечественной является то, что не нужно заполнять командировочное удостоверения. Если при поездке по РФ, работник должен в каждой организации, в которой он побывал, сделать отметку в командировочном удостоверении о прибытии, выбытии, то для поездки за границу этого делать не нужно.

    Факт нахождения в той или иной стране будет подтверждаться загранпаспортом с отметками таможни о пересечении границы.

    Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

    Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

    +7 (499) 350-55-18 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

    buhland.ru

    Командировка 2018

    Читайте в нашей статье:

    Что считается командировкой по ТК РФ

    Статья 166 ТК РФ говорит, что командировка – это поездка сотрудника компании, который в определенный руководством срок должен выполнить некие рабочие задания на объекте, расположенном вне основного места работы командированного.

    Скачать документы из статьи:

    Объект, куда отправляется человек, может быть расположен в том же населенном пункте, что и основное место работы, или в другом, или за границей. Так, например, к командировкам относят поездки:

  • в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей компании, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • из обособленного подразделения, в котором работает человек, в головную организацию;
  • дистанционных сотрудников и надомников в головную организацию.
  • Следует различать командировку и служебную поездку – в поездку отправляются сотрудники, должности которых подразумевают разъездной характер работы или работу в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). При этом расстояние до посещаемого объекта не имеет в таком различии определяющего значения. Опираться стоит только на должностные обязанности людей.

    В отличие от служебной поездки командировка оформляется в особом порядке, он определен постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749. Чтобы отправить сотрудника в командировку, компании нужно:

  • издать приказ;
  • перечислить командированному аванс на расходы и суточные;
  • получить от вернувшегося сотрудника авансовый отчет и, если это предусмотрено внутренними актами, служебное задание и отчет о командировке.
  • В командировку можно отправить только штатного сотрудника, если в поездку отправляется человек, оформленный по гражданско-правовому договору, это не будет считаться служебной командировкой.

    Служебная командировка может быть плановой, спланированной заранее и внеплановой, длительной и краткосрочной. В поездку может отправиться один человек или несколько сотрудников сразу.

    Справочник кадровика в подарок!

    Как оформить командировку в 2018 году

    Шаг 1. Издать приказ.

    Приказ о направлении в командировку можно составить по форме № Т-9 и Т- 9а или использовать шаблон, разработанный самостоятельно. В документе сообщаются ФИО и должность сотрудника, место назначения, срок командировки, использование личного или служебного автотранспорта (если человек едет на машине).

    До 2015 года созданию приказа обязательно предшествовало служебное задание, которое потом вписывалось в отдельную графу как основание для составления приказа. Теперь компания может сделать такой документ, если внутренними документами предусмотрено его создание. Может указать в качестве основания распоряжение руководства, служебную записку, какой-то иной документ или вовсе оставить поле пустым.

    Сотрудник, отправляемый в командировку, должен ознакомиться с приказом и поставить роспись и дату.

    Шаг 2. Выдать денежные средства.

    Денежный аванс на проезд, проживание и незапланированные расходы, а заодно и суточные за каждый день служебной командировки нужно выдать человеку заранее. Деньги можно выдать из кассы по расходному ордеру или перечислить на зарплатную карту. Размер командировочных расходов и суточных каждая компания устанавливает сама и фиксирует локальным актом.

    Основанием для начисления денег будет приказ о направлении в командировку. При этом сотрудник может сам составить служебную записку с расчетом предполагаемых затрат и завизировать ее у руководства.

    Выдача денег должна производиться с учетом пункта назначения:

  • на поездку внутри страны выдаются рубли;
  • на поездку за границу может быть выдана валюта страны, куда отправляется сотрудник, или рубли по курсу ЦБ (если часть командировки будет проходить на территории России, суточные за эти дни начисляются в рублях).
  • Шаг 3. Оформить и выдать командировочное удостоверение (если предусмотрено нормами компании).

    Несмотря на закрепленные законом изменения, позволяющие отказаться от командировочного удостоверения и журнала учета командировок, некоторые компании продолжают использовать их в делопроизводстве.

    Шаг 4. Заполнить табель рабочего времени.

    Командировки отмечаются в табеле учета рабочего времени. Дни, проведенные сотрудником в поездке, отмечаются кодом “06” или буквенным обозначением “К”.

    Шаг 5. Оформить и сдать авансовый отчет.

    После возвращения из поездки сотрудник в течение трех дней должен заполнить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Для этого используется форма АО-1. Если в локальных актах компании предусмотрен отчет о проделанной работе, его сдают вместе с авансовым отчетом. Его можно написать в вольной форме или заполнить графу 12 бланка служебного задания по форме Т-10а.

    Шаг 6. Если остались неиспользованные деньги, вернуть их в кассу.

    Если не все деньги в поездке были потрачены, остаток нужно вернуть в кассу не позднее 3 дней с момента сдачи отчета. После истечения трехдневного срока компания в течение месяца может удержать эту сумму из зарплаты. Если месячный срок пропущен, то руководству придется обращаться в суд.

    Сотрудник может сам согласиться на выплату долга из зарплаты. Для этого он должен написать заявление, которое станет основанием для приказа на удержание (он не может быть больше 20% от начисленной зарплаты).

    Шаг 7. Если случился перерасход, компенсировать.

    Изредка командированные вынуждены тратить больше, чем им выделила компания. Если это были обоснованные траты, руководству следует на основании расходного кассового ордера компенсировать человеку перерасход. Чтобы определиться с обоснованием, смотрят:

  • действительно ли деньги тратились на неотложные нужды;
  • есть ли подтверждающие документы и насколько правильно они оформлены;
  • верно ли составлен авансовый отчет.
  • У организации есть три дня с момента сдачи человеком отчета, чтобы выдать ему излишне потраченные средства. Если руководство не перечислит деньги, у сотрудника есть право требовать выплату через суд, причем к сумме задолженности он может добавить проценты.

    Компания и сотрудник могут договориться и заключить соглашение, если у работодателя нет возможности заплатить всю сумму единовременно. В соглашении надо прописать сроки возврата долга.

    Есть 14 проблем, с которыми в сезон отпусков сталкивается каждый второй кадровик. Редакция к каждой проблеме подготовила блиц-подсказку, а чтобы вы получали только нужную именно вам информацию, научила статью подстраиваться под вашу ситуацию.

    Длительность и продление командировки

    Законодатель не установил минимальную или максимальную длительность, поэтому командировки могут быть однодневными и годовые. Период поездки каждая организация определяет сама и отражает в приказе. Но, определяя этот срок, следует учитывать определение командировки и отличать ее от выполнения человеком обязанностей при разъездном характере работы и от перевода в другую местность.

    Если есть необходимость продлить командировку, правильнее всего издать соответствующий приказ. Он пишется в произвольной форме, в нем следует указать причину продления и новый день завершения. Аналогичные исправления надо внести во все документы, относящиеся к этой командировке.

    Также следует рассчитать суточные за дни продления, расходы на проживание и прочие нужды и перечислить эту сумму сотруднику. Если меняются только даты отбытия и прибытия, а не продолжительность поездки, делать перерасчет не нужно.

    Командировочные документы: до и после

    Если в оформление поездки включено составление удостоверения, в него следует вписать задание на командировку, отчет сотрудника о выполненном задании, рассчитать суточные и прочее – в зависимости от используемой формы.

    Когда проставляется цель командировки в командировочном удостоверении, можно указать:

  • участие в совещании;
  • проверка работы филиала;
  • переговоры о сделке с контрагентом и пр.
  • Командированные могут проставить в удостоверении печати о прибытии и убытии в месте поездки, но если отметок не будет, это не станет нарушением.

    Если в поездке используется личный или служебный транспорт, выписывается путевой (маршрутный) лист, в котором есть:

  • дата отъезда;
  • дата возвращения;
  • название компании;
  • номер документа;
  • ФИО сотрудника, штамп о медицинском осмотре;
  • должность командированного;
  • марка и госномер транспортного средства;
  • цель поездки;
  • маршрут (конечный пункт прибытия).
  • При отсутствии документов, подтверждающих расходы, сотруднику следует составить служебную записку, в которой организация, куда он был командирован, ставит отметку о времени его прибытия и отбытия.

    После окончания поездки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Он должен заполнить авансовый отчет, прикрепить к нему чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и прочих расходов.

    В авансовый отчет вписывают:

  • сумму полученного аванса;
  • дату выдачи денег;
  • ФИО и должность человека, получившего аванс;
  • сумму потраченных средств;
  • остаток денег (если есть);
  • список квитанций, подтверждающих расходы.
  • К документам, подтверждающим совершенные расходы, относятся:

  • квитанция или счет гостиницы (с написанным сроком проживания и стоимостью одного дня) или договор о найме жилого помещения – фиксируют проживание;
  • билеты, посадочные талоны, чеки и квитанции такси – подтверждают расходы на проезд;
  • служебная записка на компенсацию расходов, если сотрудник ездил на своей или служебной машине (к ней прикрепляется путевой лист и чеки с заправок);
  • если нет документов на проживание и/или проезд, служебная записка, поясняющая эти расходы;
  • документы, свидетельствующие о прочих согласованных расходах (услуги связи, интернет, копирование и пр.).
  • Бухгалтерия, получив авансовый отчет, делает отметку в отрывной части, которую возвращает сотруднику.

    Как вести учет командировок

    Учет командировок ведут в специальном журнале (если локальными актами компании он по-прежнему предусмотрен).

    Если в компании решили продолжать вести журнал, нужно установить его форму локальным актом. Чаще всего включают такие графы:

  • данные на командированного сотрудника (ФИО, должность);
  • название организации, куда человек едет;
  • населенный пункт, куда отправляется командированный;
  • даты поездки;
  • отметка о написании отчета.
  • К документам, учитывающим командировки, можно также отнести табель учета рабочего времени, в котором поставляется кодировка, показывающая, что сотрудник находится в отъезде по поручению руководства. Если на время поездки выпадут выходные или нерабочие праздничные дни, во время которых человек вынужден будет работать, их тоже надо отметить. Для этого есть дополнительный код «РВ» или «03».

    www.pro-personal.ru

    Как рассчитать суточные за командировку за границу?

    Размер суточных при командировках за границу в 2018 году напрямую отражается в налоге на прибыль. Сюда относится и оплата НДФЛ. Стоит отметить, что работодатель самостоятельно может установить размер суточных. Окончательная цифра подтверждается в коллективном договоре или нормативным актом по статье 168 ТК РФ. Многие организации устанавливают различные размеры суточных, если сотрудник отправляется в заграничную служебную поездку. Для определения величины нужно понять, в какую страну он отправляется и какое задание ему назначается. Если речь идет о бюджетных организациях, то размер суточных устанавливает государство. Иногда коммерческие компании при расчете ориентируются на эту величину.

    Оформление командировки за границу

    Чтобы правильно оформить документ, необходимо следовать порядку о командировке работника. Работодатель при составлении официальной бумаги ориентируется на Инструкцию под номером 59. Если организация коммерческая, а не бюджетная, подобная инструкция имеет исключительно рекомендательный характер. Ничего не запрещает сотруднику самостоятельно оформить инструкцию по отношению к служебным поездкам за границу. Положения об этом будут существенно отличаться. Но в момент создания официальной бумаги, нужно понимать, что налоговые органы будут следовать как раз именно этой инструкции.

    Как оформить командировку за границу?

    Как правило, первый этап при оформлении командировки основывается на служебном задании. Его составлением занимается работодатель сотрудника, который в дальнейшем отправит его в служебную поездку. Однако начиная с 2015 года оформлять служебное задание больше нет необходимости. Поэтому это делается на свое усмотрение. На базе этого документа создается приказ. После этого сотрудник получает денежные средства в определенном размере для осуществления расходов. Они выдаются под отчет. Сумма предоставляется как в рублях, так и в иностранной валюте (в зависимости от предпочтений работодателя).

    Если компания выдает денежные средства в иностранной валюте, для начала она должна ее приобрести. Если сотрудник получает рубли, то он самостоятельно осуществит обмен по месту назначения.

    После возвращения его из командировки, первым делом предоставляется служебное задание с отчетом о проделанной работе. Он должен быть максимально подробным. В отчете должны быть описаны все осуществляемые расходы. Затем сотруднику нужно предоставить авансовый отчет с подтверждающими документами. Если у него остались денежные средства, он их должен вернуть в кассу с оформлением специального документа. Если ему денег не хватило и он потратил личные, предприятие должно компенсировать ему эту сумму. Также если сотрудник направляется в служебную поездку внутри страны, в каждом месте ему необходимо проставить метки о прибытии и выбытии. При командировке за границу этого делать не нужно. Факт о том, что сотрудник находился в командировке заграницей подтверждается проставленными штампами в заграничном паспорте.

    Как вести себя в командировке за границей?

    Если вы отправляетесь в заграничную командировку, четко обозначьте цели нахождения. Если вы будете следовать вашей цели, вы разберетесь с проблемами намного быстрее. Если цели как таковой нет, вы можете задержаться в командировке, не выполнив служебное задание. Нет никаких гарантий того, что вы попадете в организацию, с сотрудниками которой у вас образовалась психологическая несовместимость. Ранее на это проверяли исключительно космонавтов, сегодня практически всех сотрудников известных фирм. Речь идет о желании договориться. Как правило, подобным навыкам учат специальные тренинги. Поэтому если вы отправляетесь в деловую командировку, ведите себя соответствующим образом.

    Авансовый отчет о командировке

    Создается авансовый отчет либо согласно стандартной форме, которая утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации по номером 55, либо создается самостоятельно бланк и учитывается в виде приложения к внутренней политике предприятия. С начала 2013 года предприниматели и организации не обязаны использовать унифицированные бланки. Обязанность использовать стандартный документ также имеет место быть в отношении тех документов, которые представлены в Положении под номером 373. Это приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, ведомость по платежам, расчетно-платежная ведомость, банковские документы. В этот список авансовый отчет не входит.

    Как рассчитать суточные при командировке за границу?

    Если сотрудник отправляется в служебную поездку за границу, суточные рассчитываются по иному методу. Сотрудник направляется по служебному заданию работодателя в другую компанию, которая находится за рубежом. При этом время в пути оплачивается следующим образом:

  • Если основная часть пути осуществляется на территории Российской Федерации, то суточные оплачиваются в размере командировочных внутри страны;
  • Если гражданин пересек границу, оплата суточных осуществляется по заграничным размерам;
  • Время пересечения границы оплачивается по-разному. Все зависит от того, въезжает ли сотрудник за границу или выезжает.
  • Дата выезда или въезда определяется и отмечается сотрудниками таможенной службы. Однако нужно следовать правилам, которые указаны в пункте 19 Положении. Речь идет о дате пересечения государственной границы Российской Федерации.

    legionfg.ru

    Оформление командировки в 2018 году: изменения и образцы

    Мы подготовили инструкцию, как оформить однодневную, заграничную поездку и командировку в 2018 году на личном или служебном автомобиле. Вы сможете скачать бланки и заполнить документы с нашими подсказками.

    Рассчитайте зарплату онлайн

    Срочно! Новые указания Минтруда о премиях

    В последнее время в законодательстве появился ряд изменений, касающихся оформления командировок. Разберемся, какой порядок оформления действует в 2018 году, какие изменения, и какие образцы документов актуальны на данный момент.

    Командировка в 2018 году – инструкция для бухгалтера

    Работодатели часто практикуют командировки – кратковременные поездки работников по делам компании. Основной документ, которым должен руководствоваться бухгалтер – Постановление Правительства №749 от 13.10.2008г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

    Мы подготовили инструкцию для бухгалтера, как отправить сотрудника в командировку.

    Основанием является письменное распоряжение руководителя предприятия. Чаще всего оно оформляется в виде приказа, реже – в виде распоряжения. В приказе указывают:

  • Должность и ФИО сотрудника, направленного в командировку,
  • Место назначения: страна, город, предприятие. Если конкретное предприятие не определено, например, сотрудник едет для поиска клиентов в каком-то городе, то указывают только страну и наименование населенного пункта,
  • Даты начала и окончания поездки, количество календарных дней,
  • Цель поездки.
  • Сотрудник под роспись знакомится с распоряжением руководства компании.

    Дату начала и окончания командировки определяют по проездным документам, например, авиабилетам. Но это возможно не всегда:

  • Если сотрудник ездил на личном автомобиле, период поездки он указывает в служебной записке,
  • Период поездки на служебном автомобиле указывается в путевом листе,
  • Срок поездки за границу определяется штампами в заграничном паспорте,
  • Если работник ездил в страну, с которой межправительственными соглашениями отменены штампы в загран.паспорте, то даты определяются проездными документами по территории России или служебной запиской.
  • Компания делает 3 вида выплат командированному работнику:

    1. На время поездки по делам фирмы за сотрудником сохраняется средний заработок,
    2. Суточные – компенсационные выплаты, связанные с пребыванием сотрудника вне постоянного места жительства, в первую очередь, расходы на питание,
    3. Командировочные – расходы, связанные с выполнением служебного задания, например, проезд, проживание в гостинице или найм жилья, аренда помещения для проведения переговоров, презентация и т.д.

    Если сотрудник отправляется в не очень отдаленный населенный пункт и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, суточные ему не выплачиваются. Руководитель компании решает, имеется ли возможность работнику ежедневно приезжать домой и нужно ли выплачивать суточные.

    Законодательством установлены лимиты суточных:

  • 700 руб. – в поездках по России,
  • 2500 руб. – в поездках за рубеж.
  • Организация может выплачивать суточные в повышенном размере, но суммы, превышающие установленные лимиты, облагаются НДФЛ и страховыми взносами. А в целях исчисления налога на прибыль суточные не нормируются и учитываются в расходах в полном размере.

    Подтверждение командировочных расходов

    Командировочные расходы состоят из затрат, которые сотрудник вынужден был понести в связи с выполнением служебного задания:

  • Проезд к месту назначения и обратно домой,
  • ГСМ, если поездка совершена на автомобиле,
  • Проживание в гостинице или снятом жилье,
  • Оформление документов для поездки за границу, например, заграничного паспорта, визы,
  • Другие расходы, например, аренда помещения для демонстрации продукции, проведения встреч, переговоров.
  • После возвращения сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет и приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. К учету принимаются только обоснованные траты.

    Кого нельзя отправлять в командировку

    Есть категории работников, которых нельзя отправлять в деловую поездку:

    • Беременные женщины,
    • Несовершеннолетние работники. Запрет не распространяется на сотрудников творческих профессий, например, актеры, певцы,
    • Работающих по ученическому договору.
    • Запрещено отправлять со служебным заданием работников без их согласия:

    • Женщин, имеющих малолетних детей,
    • Единственного родителя ребенка до 5 лет,
    • Имеющего ребенка-инвалида,
    • Сотрудника-инвалида, если поездка может нарушить его программу восстановления,
    • Работника, осуществляющего уход за больным членом семьи.
    • Длительность служебной поездки

      Раньше законодательство содержало временные ограничения деловых поездок, они не должны были превышать 40 дней. Сейчас это ограничение отменено, ни минимальный, ни максимальный срок поездки не ограничены.

      Длительность определяет руководитель предприятия. Работник может выполнить все поставленные задачи в более короткий срок, чем было запланировано. Если сотрудник не уложился в отведенное время, то срок может быть продлен отдельным приказом руководителя организации. При этом во всех документах, связанных с командировкой, исправляется конечная дата:

    • Дата зачеркивается одной чертой, сверху пишется новая,
    • Делается заверительная надпись.
    • Если работа сотрудника связана с постоянными поездками, то нужно определить, речь идет об отдельных командировках или это разъездной характер работы.

      С 1 мая действует новый МРОТ. В «Школе Зарплатоведа» обновлен курс «Выплаты работникам». Пройдите учебный курс, посмотрите видеолекции и получите диплом государственного образца.

      Командировка в выходной день

      Можно ли отправить работника в выходной день? Например, если приступить к выполнению поручения он должен приступить уже с утра понедельника, то начало командировки приходится на воскресенье.

      Запрета на отправку в выходной в законодательстве нет, однако для этого необходимо получить письменное согласие работника. В приказе о такой деловой поездке нужно написать, что начало приходится на выходной день и указать режим работы в этот день. Это нужно, чтобы избежать споров об оплате труда.

      Можно ли совместить отпуск с командировкой

      Закон определяет отпуск, как период полного освобождения работника от исполнения трудовых функций. Если возникла необходимость командировки, то оформите отзыв работника из отпуска. Нужно учитывать, что некоторые категории трудящихся согласно ТК РФ не могут быть отозваны из отпуска ни при каких обстоятельствах.

      Как оформить командировку сотруднику в 2018 году?

      Как оформить командировку сотруднику в 2018 году по шагам:

      Шаг 1. Оформите письменное распоряжение руководителя о направлении сотрудника в деловую поездку. Можно использовать унифицированный бланк Т-9 или форму приказа, разработанную самостоятельно. В приказе укажите ФИО и должность сотрудника, направленного со служебным заданием, период, место и цель командировки.

      Шаг 2. Рассчитайте суточные, исходя из запланированного количества дней. Если фактическая продолжительность поездки окажется больше или меньше, сделаете перерасчет после возвращения сотрудника.

      Новшеством 2018 года является ввод курортного сбора в некоторых регионах России. Если отправляете сотрудника в такой регион, к суточным необходимо прибавить сбор.

      Шаг 3. Зафиксируйте отсутствие работника на рабочем месте в табеле учета рабочего времени. На время поездки по делам компании за сотрудником сохраняется средний заработок, рассчитайте его за весь период.

      Шаг 4. После возвращения работника получите от него авансовый отчет и все документы, подтверждающие расходы.

      Шаг 5. Проверьте документы, предоставленные работником. Они должны быть правильно оформлены, содержать все необходимые реквизиты. Траты должны быть необходимыми и обоснованными. Не подлежат оплате необязательные расходы.

      Находясь в командировке, менеджер Синицын В.И. проживал в гостинице и посещал ее спортивный зал. В квитанции гостиницы указана стоимость посещения спортзала. Оплату за спортзал бухгалтер вычтет из общей суммы, так как эти расходы не связаны с выполнением служебного задания.

      Шаг 6. Произведите окончательный расчет с работником:

    • Определите суточные с учетом фактической продолжительности командировки. Рассчитайте сумму к доплате или возврату,
    • Рассчитайте командировочные расходы на основании авансового отчета с учетом проверки приложенных документов.
    • Шаг 7. Выдайте сотруднику причитающуюся оплату или получите от него сумму к возврату.

      Командировка на 1 день – оформление

      Однодневная командировка отличается от многодневной по продолжительности и правилам выплаты суточных. Но по оформлению поездка на 1 день ничем не отличается от более продолжительной:

    • Работодатель письменно оформляет приказ или распоряжение,
    • После возвращения сотрудник предоставляет:
    • По необходимости – служебную записку,
    • удостоверение, служебное задание, отчет о его выполнении, если заполнение таких документов предусмотрено локальными актами организации.
    • С 1 июля новые правила трудовых проверок

      С 1 июля трудовая инспекция проводит плановые проверки по чек-листам. По ним инспектор определит, соблюдает ли работодатель закон или нет. Предлагаем подготовиться к зарплатной проверке с Еленой Воробьевой на семинаре 27 июня.

      На семинаре Вы узнаете:

      Чтобы участвовать в семинаре, не обязательно приезжать в Москву. Мы организуем онлайн-трансляцию. Чтобы посмотреть трансляцию, позвоните по телефону: (495) 788 53 26 доб. 2675.

      В командировку на личном автомобиле 2018 – как оформить

      Какие особенности командировки на личном или служебном автомобиле в 2018 году? В таком случае у сотрудника нет проездных документов, подтверждающих расходы на проезд и время поездки.

      После возвращения сотрудник составляет служебную записку с указанием марки и модели автомобиля, срока поездки. Для подтверждения затрат на топливо к служебной записке прилагаются чеки АЗС.

      Целесообразно составить путевой лист с отметками о начальном и конечном пробеге, чтобы подтвердить обоснованность расхода ГСМ и обезопасить себя от претензий контролирующих органов.

      Как оформить зарубежную командировку в 2018 году?

      Загранкомандировки в 2018 году оформляем и оплачиваем по обычным правилам, список оформляемых документов стандартный, отличается только размер суточных:

    • Приказ или распоряжение работодателя,
    • Документы сотрудника:
    • Авансовый отчет с документами, подтверждающими понесенные расходы,
    • Служебная записка – по необходимости,
    • Документы для командировки в 2018 году

      Чтобы оформить командировку в 2018 году заполняют обязательные и дополнительные документы. Сначала посмотрим, какие документы обязательно нужно оформить для отбывающего работника.

      Обязательно составляется письменное распоряжение руководителя компании о направлении сотрудника в поездку по производственным делам. Самый простой вариант – использовать типовой бланк:

      Второй обязательный документ – авансовый отчет, его сотрудник составляет после возвращения. В отчете указывают все обоснованные и документально подтвержденные расходы, связанные с выполнением задания компании.

      Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 13.10.2001г. №749:

      К авансовому отчету сотрудник должен приложить оригиналы документов, подтверждающих расходы, понесенные за время поездки:

      www.zarplata-online.ru

      Смотрите еще:

      • Дети инвалиды пенсия родителям Льготы родителям детей-инвалидов Содержание статьи: Категория дети-инвалиды К данной категории относят несовершеннолетних граждан с выраженными расстройствами основных функций организма, вызванными заболеваниями или травмами. Подобные нарушения затрагивают: ВНИМАНИЕ, АКЦИЯ! Бесплатная […]
      • Закон по выплатам пособий многодетным семьям Социальная поддержка жителей Челябинска Содержание статьи: Социальная поддержка ветеранов Оплата проезда на ж/д транспорте (пригородные и маршруты дальнего следования). 50%-ная скидка на оплату ЖКК. Оплачивается протезирование зубов, включая ремонт протезов. Бесплатное лечение в […]
      • За совершение дисциплинарного проступка работодатель не имеет право применить Статья 192 ТК РФ. Дисциплинарные взыскания Ст 192 ТК РФ с комментариями и изменениями 2017-2018 года. За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право […]
      • Театр преступление и наказание спб Афиша Санкт-Петербург - iCity.life Главная Афиша Театр / Преступление и наказание | СПб | спектакль | 2018 | купить билет | Александрийский Санкт-Петербург Ближайшие события Санкт-Петербургский государственный театр марионеток им. Е.С. Деммени Дом искусств Особняк […]
      • Повышение социальной пенсии 2018 года и на сколько Социальные пенсии в России проиндексируют 1 апреля Повышение пенсии с 1 апреля 2018 года и на сколько последние новости Повышение пенсии с 1 апреля 2018 года и на сколько последние новости Cодержание статьи "Повышение пенсии с 1 апреля 2018 года": Индексация социальной пенсии […]
      • Самовольное наказание Ответственность за самовольное строительство: штрафы и другие его последствия Самовольные, незаконные постройки в нашей стране – явление вполне привычное и очень распространённое. Масштабы у таких сооружений могут быть разными – от коттеджа до многоэтажки. Причины появления огромного […]